Scenariul clasic: cineva completeaza formularul de pe site-ul tau. Tu vezi notificarea pe email. Zici "raspund mai tarziu". Trec 2 zile. Gasesti emailul, raspunzi. Clientul a gasit deja pe altcineva.
In Romania, timpul mediu de raspuns la un lead online pentru IMM-uri e de 28 de ore. In SUA, companiile care raspund in primele 5 minute au de 21 de ori mai multe sanse sa converteasca decat cele care raspund dupa 30 de minute.
Nu ai nevoie de developer sa rezolvi asta. Ai nevoie de un formular, Make.com (gratuit) si 45 de minute.
Ce construim
Un flux complet, automatizat:
Client completeaza formular
↓ (instant)
Lead salvat in Google Sheets/CRM
↓ (instant)
Email de confirmare trimis automat
↓ (30 min mai tarziu)
WhatsApp/SMS: "Te sun maine, e ok?"
↓ (la 24h)
Email follow-up cu oferta/resursa utilaCost total: 0 EUR (pe planurile gratuite) Timp setup: 45 minute Lead-uri procesate gratuit: ~250/luna
Ingredientele
| Tool | Rol | Cost |
|---|---|---|
| Google Forms sau Tally.so | Formular de contact | Gratuit |
| Make.com | Liantul care leaga totul | Gratuit (1,000 op/luna) |
| Google Sheets | CRM simplu | Gratuit |
| Gmail | Email de confirmare + follow-up | Gratuit |
| WhatsApp Business (optional) | Mesaj instant pe telefon | Gratuit |
Pasul 1: Formularul
Creeaza un formular simplu pe Tally.so (recomandat - mai frumos decat Google Forms si tot gratuit).
Campuri:
- Nume (obligatoriu)
- Email (obligatoriu)
- Telefon (optional dar recomandat)
- Cu ce te putem ajuta? (text liber)
- Cum ai aflat de noi? (dropdown: Facebook, Google, Recomandare, Altele)
Adauga formularul pe site (embed) sau trimite link-ul pe social media.
Pasul 2: Scenariul Make.com
2.1 Creeaza contul si scenariul
- Intra pe make.com → Sign Up (gratuit)
- Click "Create a new scenario"
- Adauga primul modul: "Google Forms → Watch Responses" (sau "Tally → New Submission")
2.2 Salveaza in Google Sheets (CRM-ul tau simplu)
Adauga modul: "Google Sheets → Add a Row"
Configureaza coloanele:
| A | B | C | D | E | F |
|---|---|---|---|---|---|
| Nume | Telefon | Mesaj | Data | Status |
Seteaza Status = "Nou" automat.
De ce Google Sheets si nu un CRM? Pentru un IMM cu sub 100 lead-uri/luna, Sheets e mai rapid de configurat si 100% gratuit. Cand cresti, muti in HubSpot (care are si el plan gratuit).
2.3 Email de confirmare instant
Adauga modul: "Gmail → Send an Email"
Catre: {{email}} (din formular)
Subiect: "Am primit mesajul tau - revin in max 24h"
Corp:
Salut {{nume}},
Multumim ca ne-ai scris! Am primit cererea ta si o procesam.
Ce urmeaza:
- In urmatoarele 24 de ore te contactam telefonic
- Daca e urgent, suna-ne direct la [numar]
Intre timp, poate iti e util:
[link catre un ghid/articol/oferta relevanta]
Cu drag,
[Echipa ta]De ce conteaza: un email instant face 2 lucruri - confirma ca formularul a functionat si seteaza asteptari ("revin in 24h").
2.4 WhatsApp follow-up (dupa 30 min)
Adauga modul: "Delay" → 30 minute
Apoi modul: "WhatsApp Business → Send a Template Message"
Mesaj:
"Salut {{nume}}, am primit cererea ta pe site. Te pot suna maine dimineata la {{telefon}}? Raspunde DA sau o ora care ti se potriveste."
Alternativa fara WhatsApp Business API: foloseste Twilio SMS (primul 15 USD gratuit) sau trimite un al doilea email in loc de WhatsApp.
2.5 Follow-up la 24h
Adauga un alt Delay (24 ore) + Gmail Send Email:
Subiect: "O resursa utila pentru tine" Corp: Trimite un articol relevant, un checklist, un calculator sau orice ofera valoare INAINTE sa ceri ceva.
Unde intra AI-ul
Generare mesaje personalizate
Foloseste ChatGPT sau Claude ca sa generezi mesajele de follow-up adaptate pe industrie:
Prompt:
"Sunt o firma de [industrie] din Romania. Genereaza 3 variante de email de confirmare pentru un lead care a completat formularul de pe site. Tonul sa fie profesional, cald si concis. Include un CTA catre [resursa utila]."
Calificarea automata a lead-urilor
Adauga un modul "OpenAI → Create a Chat Completion" in Make.com (inainte de email):
Prompt de sistem:
"Analizeaza acest lead si clasifica-l: HOT (vrea sa cumpere), WARM (interesat dar nu urgent), COLD (doar curios). Raspunde doar cu categoria."
Input: {{mesaj}} din formular
Rezultatul se salveaza in Google Sheets in coloana "Prioritate" si poti filtra lead-urile HOT pentru apel imediat.
Greseli frecvente
- Prea multe mesaje - Maxim 3 touchpoint-uri in primele 48h. Mai mult = spam
- Email-ul ajunge in Spam - Foloseste Gmail (nu un tool de email marketing) pentru primele mesaje. Open rate e mult mai mare
- Fara valoare in follow-up - Daca al doilea email e "Ai vazut mesajul?" fara sa oferi ceva util, pierzi credibilitate
- Nu verifici daca functioneaza - Testeaza cu numarul TAU de telefon inainte sa dai drumul
ROI rapid
| Fara automatizare | Cu automatizare |
|---|---|
| Raspuns in 28h (media RO) | Raspuns in < 1 minut |
| 3-5 lead-uri pierdute/luna | ~0 lead-uri pierdute |
| 30 min/lead pe follow-up manual | 0 min (automat) |
| Conversie ~5% | Conversie ~15-20% (5-min response) |
Ce faci acum (45 min)
- Minut 0-10: Creeaza formularul pe Tally.so
- Minut 10-25: Configureaza Make.com: formular → Sheets → Gmail
- Minut 25-35: Adauga WhatsApp/SMS sau al doilea email
- Minut 35-45: Testeaza tot flow-ul cu datele tale
Dupa 45 de minute, fiecare lead care completeaza formularul primeste raspuns instant - 24/7, inclusiv la 3 noaptea de duminica.
Vrei sa iti fac un review pe scenariul tau Make.com? Trimite-mi un screenshot pe LinkedIn si iti dau feedback concret.